Retrospektive und gelebte Feedbackkultur

In der agilen Softwareentwicklung gehören regelmäßige Teamtreffen, auch Retrospektive genannt, zum Standardrepertoire. Bei einer Retrospektive geht es darum, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und aus der Vergangenheit zu lernen.

Worum geht es bei einer Retrospektive genau?

Die Abstände, in denen eine Retrospektive abgehalten wird, können individuell festgelegt werden. In einem Team bietet es sich an, nach jedem wöchentlichen Sprint eine Retrospektive zu machen, in anderen Teams vielleicht eher alle vier bis sechs Wochen. Dabei sollte es aber immer einen Moderator geben, der das Team durch die Retrospektive leitet.

Auch wir finden uns regelmäßig zu einer Retrospektive zusammen. Der große Vorteil: Probleme und Unzufriedenheiten können in einem extra dafür geschaffenen Rahmen offen angesprochen werden. Dabei geht es im wesentlichen immer um drei Fragen: Was war gut? Was war nicht so gut? Und warum ist das so? Wir bewerten also den vergangenen Zeitraum und entwickeln dann Maßnahmen zur Verbesserung der Punkte, die uns in der Vergangenheit gestört haben. Wichtig ist dabei das Miteinander und das gemeinsame Entwickeln von Maßnahmen. Schuldzuweisungen sollten in diesem Rahmen keinen Platz haben. Ebenso wenig sollte während einer Retro die Unternehmenshierarchie eine Rolle spielen – sich auf Augenhöhe begegnen, sind das A und O für offene Kommunikation und Konstruktivität.

Wie läuft eine Retrospektive ab?

Mit der Zeit haben sich zahlreiche Methoden entwickelt, die in einer Retrospektive Anwendung finden können. Dabei muss jedes Team selbst entscheiden, welche Methode für sie am besten ist. Denn die eine richtige Methode gibt es nicht.

Doch eines ist bei allen Methoden gleich. Eine Retrospektive teilt sich immer in fünf Phasen auf:

  1. Intro: Die Retrospektive beginnt immer mit einer Begrüßung des teilnehmenden Teams und mit der Zielsetzung für diese Retrospektive. Neue Teilnehmer stellen sich dem Team vor.
  2. Gather Data: Zwei der oben bereits angesprochenen wichtigen Fragen werden gestellt und es wird festgehalten, was gut war und was eher nicht so.
  3. Generate Insights: Es geht um die dritte wichtige Frage „Warum ist das so?“, es wird erörtert, warum die positiven und negativen Erfahrungen gesammelt worden sind.
  4. Decide What To Do: Als nächstes werden konkrete Maßnahmen beschlossen, die zu positiven Veränderungen während der nächsten Iteration führen sollen.
  5. Outro: Abschließend wird noch mal über die Retrospektive gesprochen. Die Teilnehmenden geben Feedback und machen gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge für zukünftige Retrospektiven.

Und wie sieht eine Retrospektive bei uns aus?

Häufig wird bei jeder Retrospektive eine neue Methode genutzt. Das kann so sein, muss aber nicht. Wir haben mittlerweile unsere eigene Methode entwickelt, mit der bei uns eine Retrospektive am besten funktioniert und die sieht folgendermaßen aus:

1. Intro – „Warm Up Exercise“:

Zu Beginn der Retrospektive bekommen wir zwei Minuten Zeit, um jeweils auf einen großen Klebezettel zu malen, wie wir uns bei der SPACE SQUAD seit der letzten Retro fühlen beziehungsweise was unsere Aufgaben aus der letzten Iteration waren. Anschließend werden alle Zettel eingesammelt, gemischt und wieder verteilt. Jeder der Teilnehmer stellt anschließend seinen Zettel vor und versucht zu interpretieren, was er auf dem Zettel erkennt und um wen es sich handeln könnte. Der Teilnehmer, der den Zettel gemalt hat, gibt anschließend seine Intention zu seinem „Kunstwerk“ wieder.

Zeichnungen auf Klebezetteln
Zeichnungen: Wie war die letzte Iteration?

2. Gather Data – „Brainstorming“:

In der zweiten Phase schreiben wir auf Klebezettel Themen, über die wir gern in der Runde sprechen würden. Jedes Thema bekommt dabei einen eigenen Klebezettel. Die Themen können dabei sowohl positiv als auch negativ sein. Am Board werden die Zettel dann in zwei Spalten gesammelt, eine mit Daumen hoch, eine mit Daumen runter. Gleiche Themen werden dabei geclustert – bilden ein Themenfeld. Danach gibt es ein „Dot-Voting“, bei dem jeder Teilnehmer fünf Punkte an die für ihn fünf wichtigsten Themen verteilen darf.

Da unsere Retro auf Unternehmensbasis für alle gemeinsam stattfindet, reichen die Themen hierbei von dem Wunsch nach mehr Grünpflanzen, anderen Kaffeebohnen bis hin zu Details in Projekten, welche sehr positiv ankamen oder eben störten, woraus dann auch andere Projekte profitieren können.

Zwei Spalten mit Klebezetteln: Was war gut, was war schlecht.
Was war gut? Was war schlecht?
Priorisierung der Themen durch Punkte auf den Klebezetteln
Priorisierung der Themen: Über was wollen noch weiter Sprechen

3. Generate Insights – „Lean Coffee“:

In dieser Phase wird ein Timer auf fünf Minuten gestellt und das erste Thema mit den meisten Punkten in der Runde besprochen. Dabei geht es auch darum, konkrete Maßnahmen zu entwickeln, die zu einer Verbesserung in der nächsten Iteration führen sollen. Sind die fünf Minuten abgelaufen wird per Daumen-Voting / Melden in der Runde bestimmt, ob es noch Gesprächsbedarf gibt oder nicht. Gibt es noch Gesprächsbedarf, wird der Timer auf weitere fünf Minuten gestellt. Dieser Vorgang wiederholt sich solange, bis alle Themen ausreichend besprochen wurden. Zeitgleich werden die Lösungsvorschläge vom Protokollführer (ebenfalls, wie auch der Retro-Moderator, aktiver Teilnehmer) notiert.

Vielleicht bei uns ein Spezialfall ist, dass nach dieser Runde Andi als Geschäftsführer noch die Möglichkeit hat, sich weitere Klebezettel von der Wand auszusuchen, um diese Themen offen anzusprechen, sollte dies nötig sein. Ansonsten nimmt er genau so an der Retro teil, wie jeder andere auch. Das ist auch sehr wichtig, denn die Geschäftsführung sollte sich diese Zeit unbedingt nehmen.

Sechs Klebezettel mit Punkten, um die Wichtigkeit der Themen zu kennzeichnen
Ausgewählte Themen

4. Decide What To Do – „Offene Punkte Liste“:

Die Ergebnisse dieser Phase sammeln wir auf einem Board mit den drei Spalten: „Was“, „Wer“ und „Bis wann“. Die Klebezettel aus der vorherigen Phase werden an das Board in die Spalte „Was“ geheftet. Im Anschluss werden die Teilnehmer reihum befragt, was sie gerne unternehmen würden, um das jeweilige Team voran zu bringen.

Es wird sich mit dem angesprochenen Teilnehmer auf ein Fälligkeitsdatum geeinigt und an die Tafel gehangen. Der Name des Teilnehmers kommt in die Spalte daneben.

Mittlerweile setzen wir diesen Schritt digital um, indem zum Retroprotokoll in unserer internen Dokumentation eine Tabelle mit diesen Informationen angelegt wird. Zusätzlich werden auch die Klebezettel an der Wand abfotografiert und ebenfalls mit in den Beitrag integriert.

weitere Klebezettel, auf denen die Maßnahmen zu den wichtigsten Themen stehen
Maßnahmen und verantwortliche Personen

5. Outro – „Same of, More of, Less of“:

Die Teilnehmer sollen auf Klebezettel festhalten, was ihnen an der Retrospektive gefiel und was nicht. Beim Verlassen des Raumes sollten die Klebezettel an der Tafel in eine der drei Spalten aufgehangen. Diese Phase ist insbesondere für den Moderator wichtig, um Feedback für die nächste Retrospektive zu sammeln.

Nach der Retrospektive bereitet der Moderator das Meeting nach und dokumentiert alle Ergebnisse, damit jeder aus dem Team nochmal nachlesen kann, was besprochen wurde.

Drei Spalten mit Klebezetteln mit den Kategorien: More of, Same of und Less of
Bewertung der Retrospektive

Für uns ist die Retrospektive auf jeden Fall eine sehr gute Sache, die wir auch anderen Teams ans Herz legen möchten. Es hilft, Probleme offen anzusprechen, gemeinsam Lösungen zu erarbeiten und den Zufriedenheit im Team zu verbessern. Und naja, unser anschließendes Barbecue ist natürlich auch nicht schlecht. 😏